Ostatnia aktualizacja: 26 maja 2026
Administratorem danych osobowych jest:
SPECBOX EXPRESS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ SPÓŁKA KOMANDYTOWA
al. Powstańców Śląskich 22, 30-570 Kraków
KRS: 0000434425 | NIP: 6792398368 | REGON: 351319735
Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się pod adresem: [email protected].
W zależności od sprawy możemy przetwarzać w szczególności:
• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, firma, NIP, REGON;
• dane kontaktowe: numer telefonu, adres e-mail, adres korespondencyjny;
• dane do rozliczeń: dane do faktury, dane płatności, historia rozliczeń;
• dane pojazdu: marka, model, numer rejestracyjny, VIN, przebieg, rok produkcji, rodzaj paliwa, wersja wyposażenia;
• dane dotyczące zlecenia: opis usterki, zakres naprawy, kosztorys, protokół przyjęcia i wydania pojazdu, zdjęcia pojazdu, dokumentacja techniczna, historia serwisowa;
• dane dotyczące reklamacji, rękojmi, gwarancji udzielonej przez Serwis, szkody komunikacyjnej lub rozliczenia z ubezpieczycielem;
• dane osób reprezentujących klientów biznesowych, zarządców flot, leasingodawców, ubezpieczycieli lub innych podmiotów związanych ze zleceniem;
• dane z korespondencji e-mail, formularzy kontaktowych, rozmów telefonicznych, wiadomości SMS lub innych zgłoszeń;
• dane z monitoringu wizyjnego, jeżeli osoba przebywa na terenie objętym monitoringiem;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej, np. adres IP, identyfikatory plików cookies, dane przeglądarki, dane o aktywności na stronie.
Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:
3.1. Obsługa zlecenia serwisowego
Dane przetwarzamy w celu przyjęcia pojazdu, identyfikacji klienta i pojazdu, diagnozy, przygotowania kosztorysu, wykonania naprawy, kontaktu w sprawie zlecenia, wydania pojazdu oraz rozliczenia usługi.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem.
3.2. Rozliczenia, podatki i księgowość
Dane przetwarzamy w celu wystawienia faktury, prowadzenia dokumentacji księgowej, podatkowej i rozliczeniowej.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny Administratora.
3.3. Historia serwisowa pojazdu
Dane dotyczące pojazdu i wykonanych usług przetwarzamy w celu zapewnienia ciągłości obsługi serwisowej, weryfikacji wcześniejszych napraw, oceny bezpieczeństwa pojazdu, ułatwienia kolejnych usług oraz ochrony interesów klienta i Administratora.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora.
3.4. Reklamacje, rękojmia i gwarancja Serwisu
Dane przetwarzamy w celu obsługi reklamacji, rękojmi lub gwarancji udzielonej przez Serwis na wykonaną usługę albo zastosowaną część.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO — zależnie od rodzaju sprawy.
3.5. Obsługa szkód komunikacyjnych
Jeżeli naprawa jest związana ze szkodą komunikacyjną, dane mogą być przetwarzane w celu kontaktu z ubezpieczycielem, rzeczoznawcą, leasingodawcą, zarządcą floty lub innym podmiotem uczestniczącym w rozliczeniu szkody.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
3.6. Obsługa klientów flotowych, leasingowych i firmowych
Dane przetwarzamy w celu potwierdzenia uprawnienia do zlecenia naprawy, rozliczenia usługi, kontaktu z osobą odpowiedzialną za flotę, leasing lub pojazd służbowy.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
3.7. Kontakt i obsługa zapytań
Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na pytania przesłane przez formularz, e-mail, telefon, SMS lub inny kanał kontaktu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
3.8. Badanie jakości obsługi
Po wykonaniu usługi możemy kontaktować się w celu poznania opinii o jakości obsługi, przebiegu naprawy lub satysfakcji z usługi.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3.9. Marketing własny
Dane mogą być przetwarzane w celu przedstawiania informacji o usługach Serwisu, promocjach, przypomnieniach serwisowych lub ofertach związanych z obsługą pojazdu.
Podstawa prawna RODO: art. 6 ust. 1 lit. f RODO albo art. 6 ust. 1 lit. a RODO — jeżeli podstawą jest zgoda. Kontakt marketingowy telefoniczny, SMS lub e-mail prowadzimy wyłącznie zgodnie z przepisami dotyczącymi komunikacji elektronicznej.
3.10. Monitoring wizyjny
Na terenie Serwisu może działać monitoring wizyjny w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, ochrony pojazdów, zapobiegania szkodom oraz dochodzenia roszczeń.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
3.11. Dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami
Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, w tym dotyczącymi wykonanej usługi, stanu pojazdu, płatności, reklamacji lub szkody.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą.
Możemy również otrzymać dane od:
• właściciela pojazdu;
• użytkownika pojazdu;
• osoby przekazującej pojazd do Serwisu;
• pracodawcy lub zleceniodawcy korzystającego z pojazdu;
• zarządcy floty;
• leasingodawcy;
• ubezpieczyciela;
• rzeczoznawcy;
• innego podmiotu, który zleca lub rozlicza naprawę.
Może się zdarzyć, że osoba przekazująca pojazd nie jest właścicielem pojazdu. W takim przypadku przetwarzamy dane w zakresie niezbędnym do przyjęcia, realizacji i rozliczenia zlecenia.
Dane mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają Administratora w prowadzeniu działalności, w szczególności:
• dostawcom systemów IT, hostingu, poczty elektronicznej i oprogramowania serwisowego;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, windykacyjne, archiwizacyjne i doradcze;
• podmiotom obsługującym płatności;
• dostawcom części, materiałów i usług technicznych — w zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia;
• podwykonawcom usług serwisowych, diagnostycznych, blacharskich, lakierniczych, wulkanizacyjnych, holowniczych lub transportowych;
• ubezpieczycielom, rzeczoznawcom, leasingodawcom, zarządcom flot i podmiotom finansującym — jeżeli sprawa tego wymaga;
• operatorom pocztowym, kurierskim i podmiotom obsługującym korespondencję;
• organom publicznym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
Jako serwis nie przekazujemy danych producentowi lub importerowi pojazdu w ramach standardowej obsługi autoryzowanej, akcji serwisowych lub gwarancji producenta. Przekazanie danych takiemu podmiotowi może nastąpić tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione konkretną sprawą, żądaniem klienta, obowiązkiem prawnym albo inną ważną podstawą.
Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
W szczególności:
• dane dotyczące zlecenia serwisowego — przez okres realizacji zlecenia, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń;
• dane księgowe i podatkowe — przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego;
• dane dotyczące reklamacji, rękojmi lub gwarancji Serwisu — przez czas obsługi sprawy, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń;
• historia serwisowa pojazdu — przez okres uzasadniony zapewnieniem ciągłości obsługi serwisowej, bezpieczeństwem usług oraz ochroną przed roszczeniami, co do zasady nie dłużej niż 10 lat od ostatniej usługi, chyba że dłuższe przechowywanie jest uzasadnione konkretną sprawą;
• dane z zapytań ofertowych i formularzy kontaktowych — przez czas obsługi zapytania, a następnie nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że sprawa przekształci się w zlecenie lub spór;
• dane przetwarzane w celach marketingowych — do czasu wniesienia sprzeciwu, wycofania zgody albo ustania przydatności danych do tego celu;
• nagrania z monitoringu — co do zasady nie dłużej niż 3 miesiące, chyba że nagranie stanowi dowód w sprawie lub jest potrzebne do dochodzenia roszczeń.
Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach niezbędne do przyjęcia i realizacji zlecenia serwisowego, kontaktu z klientem, rozliczenia usługi, wystawienia faktury, obsługi reklamacji, szkody lub płatności.
Niepodanie danych może uniemożliwić wykonanie usługi albo ograniczyć zakres obsługi.
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo:
• dostępu do danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych — jeżeli ma zastosowanie;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
• wycofania zgody — jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: [email protected].
Osoba, której dane dotyczą, ma również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego interesu Administratora, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu.
Dotyczy to w szczególności przetwarzania danych w celach:
• badania jakości obsługi;
• marketingu własnego;
• prowadzenia historii serwisowej pojazdu;
• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;
• monitoringu wizyjnego.
Po otrzymaniu sprzeciwu Administrator oceni, czy istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania danych.
Co do zasady dane są przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych narzędzi IT, systemów poczty elektronicznej, hostingu, analityki internetowej lub innych usług technicznych dojdzie do przekazania danych poza EOG, nastąpi to z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO.
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływającego.
Strona internetowa Administratora może wykorzystywać pliki cookies lub podobne technologie.
Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celu:
• zapewnienia prawidłowego działania strony;
• utrzymania sesji użytkownika;
• zapamiętania ustawień strony;
• prowadzenia statystyk odwiedzin;
• poprawy bezpieczeństwa strony;
• obsługi formularzy kontaktowych lub rezerwacyjnych;
• prowadzenia działań marketingowych — jeżeli takie narzędzia są stosowane i użytkownik wyrazi wymaganą zgodę.
Użytkownik może zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień przeglądarki lub narzędzia zgód dostępnego na stronie, jeżeli zostało wdrożone.
Ograniczenie stosowania niektórych plików cookies może wpłynąć na działanie strony. Szczegółowy opis znajduje się w Polityce cookies.
Jeżeli użytkownik korzysta z formularza kontaktowego, rezerwacyjnego lub formularza umówienia wizyty, dane podane w formularzu są przetwarzane w celu obsługi zgłoszenia, kontaktu zwrotnego, przygotowania oferty lub przyjęcia zlecenia.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Dane kontaktowe mogą być wykorzystywane do kontaktu w sprawie:
• umówienia wizyty;
• przyjęcia lub realizacji zlecenia;
• potwierdzenia zakresu prac;
• akceptacji kosztorysu;
• odbioru pojazdu;
• płatności;
• reklamacji;
• szkody;
• badania jakości obsługi;
• przypomnień serwisowych lub informacji o usługach — jeżeli jest to zgodne z obowiązującymi przepisami.
Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmiany procesów przetwarzania danych, stosowanych narzędzi, zakresu usług, przepisów prawa lub sposobu działania strony internetowej.
Aktualna wersja Polityki prywatności jest dostępna na stronie internetowej Administratora: www.specboxexpress.pl